Organisation

Skabelon til gruppens egen privatlivspolitik

I kan bruge skabelonen herunder til at lave jeres egen privatlivspolitik. I kopierer blot teksterne over i et tekstdokument og retter dem til - sletter og tilføjer informationer - så politikken kommer til at passe til lige netop jer.

SKABELON

Introduktion til vores privatlivspolitik

Når du melder dig ind i [indsæt gruppens navn], melder du dig også ind i korpset Det Danske Spejderkorps.

Denne privatlivspolitik omhandler og gælder for de oplysninger, vi behandler i [indsæt gruppens navn].

Vi henviser til korpsets privatlivspolitik for information om de oplysninger, som vi i gruppen, korpset og divisionerne behandler ens: https://dds.dk/privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik omhandler og gælder for de oplysninger, som du giver til os, når du melder dig eller dit barn ind i [indsæt gruppens navn], når du er frivillig hos os, hvis du støtter gruppens aktiviteter økonomisk, og når du færdes på vores hjemmeside [indsæt web-adresse] og sociale medier. [Ret til hvis aktuelt.]

I politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer dem, mm. Er der oplysninger i politikken, som du ikke kan acceptere, kan du henvende dig på [indsæt e-mail].

Vi gennemgår regelmæssigt politikken for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Politikken kan ændres uden varsel og væsentlige ændringer vil blive offentliggjort på vores hjemmeside [hvis ikke på hjemmesiden, så beskriv hvor] sammen med en opdateret version af politikken.

Hvem er ansvarlig for mine personoplysninger?

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

[Indsæt gruppes navn, adresse, e-mail og CVR-nummer, evt. også telefonnummer]

Rammen for behandlingen af dine personoplysninger er sat af den til enhver tid gældende europæiske Persondataforordning og den danske Databeskyttelseslov.

Har du spørgsmål til denne privatlivspolitik, behandlingen af dine oplysninger eller mistanke om manglende overholdelse, kan du kontakte os på [indsæt e-mail].

Hvor gammel er du?

Er du under 13 år gammel, skal dine forældre/værger hjælpe dig med at melde dig ind som spejder. Skal du på en tur med os, skal dine forældre/værger hjælpe dig med at læse betingelserne for din deltagelse igennem, fordi vi gerne vil sikre os, at du ved, hvad du siger ja og evt. betaler til. Vi forbeholder os retten til at spørge ind til alder, hvis vi på nogen måde er i tvivl, om der er indgået et gyldigt samtykke.

Formål med behandlingen af dine personoplysninger

Afhængig af om du eller dit barn er medlem, om du er pårørende til et medlem, bidragyder eller måske blot bruger af vores hjemmeside [ret til hvis aktuelt], er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i det omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som organisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - og når vi skal administrere dit eller dit barns medlemskab hos os, herunder tilmelding til arrangementer, møder, ture, lejre og kurser i spejderregi [ret til hvis aktuelt].

I de tilfælde hvor du er forpligtet til at give os oplysninger om dig selv eller dit barn, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne, markeret med *, typisk ved indmeldelse og tilmelding til arrangementer i forbindelse med dit eller dit barns medlemskab. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, kan det have den konsekvens, at vi ikke kan oprette dig eller dit barn som medlem, eller at du/dit barn ikke kan deltage i et arrangement/møde/tur/lejr/kursus.

De personoplysninger, vi behandler om dig

Disse almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger om dig kan vi indsamle og behandle:

Som medlem hos os:

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadressse, fødselsdato, klassetrin, skole, køn, kontaktoplysninger på pårørende, registrerings- og kontonummer, medlemsnummer, helbredsoplysninger, billeder og spejdernavn [ret til hvis aktuelt].

Som pårørende til et medlem hos os:

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse og i nogle tilfælde registrerings- og kontonummer [ret til hvis aktuelt].

Som frivillig hos os:

De oplysninger vi indhenter i forbindelse med dit medlemskab som beskrevet ovenfor samt dine funktioner som frivillig (fx spejderleder eller webansvarlig) og CPR-nr. til indhentning af børneattest [ret til hvis aktuelt].

[Hvis relevant:] Som bidragyder/støtte:

Navn og CPR-nr., hvis beløbet skal indberettes til SKAT (frivilligt at afgive) [ret til hvis aktuelt].

[Hvis relevant:] Som besøgende på vores hjemmeside:

Vi benytter cookies på vores hjemmeside. Her kan du læse mere om vores brug af cookies:

Cookies anvendes af stort set alle websites. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få et website til at fungere efter hensigten.

En cookie er en fil, som lægges på din computer eller andet it-udstyr. Den gør det muligt at genkende din computer og samle information om, hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser. Men cookies kan ikke se, hvem du er, hvad du hedder, hvor du bor eller om computeren bruges af en eller flere personer. Den kan heller ikke sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Du får information om, at vi sætter cookies, inden de sættes.

På [indsæt hjemmesidens adresse] forekommer der cookies i forbindelse med følgende:

Kommentarer på artikler (Facebook)
Ved indlejring af indhold fra 3. part (YouTube og Flickr)
Accept af cookie
Tilføj evt. flere eller ret til

Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillingerne i din browser. Hvor du finder indstillingerne, afhænger af, hvilken browser du anvender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du gør det, kan der være mange funktioner og services på internettet, du ikke kan bruge.

Alle browsere tillader, at du sletter dine cookies samlet eller enkeltvis. Hvordan du gør det, afhænger af, hvilken browser du anvender. Husk, at bruger du flere browsere, skal du slette cookies i dem alle.

Du kan læse mere i vores cookiepolitik: https://testgruppe.dk/cookiepolitik

Tilføj evt. flere kategorier, hvis relevant.

Hvad bruges mine oplysninger til?

Hvordan dine oplysninger bruges, afhænger af, om du er medlem, pårørende til et medlem, frivillig hos os, bidragyder/støtte, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

Er du medlem hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

administrere dit medlemsforhold, herunder at:
sende dig nødvendig information om og i relation til dit medlemskab
opkræve kontingent
kunne hjælpe dig med forhold, der vedrører dit medlemskab
kunne invitere dig med på ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi
kunne hjælpe dig i forhold til eventuelle helbredsmæssige forhold, herunder hensyntagen til allergener, når du deltager på møder, ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi
Tilføj evt. flere

Er du pårørende til et medlem hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

opkræve kontingent for dit barns medlemskab
sende dig nødvendig information om dit barns medlemskab
kontakte dig i tilfælde af uheld eller andet vedr. dit barn
hjælpe dig til at kunne administrere dit barns medlemsforhold
Tilføj evt. flere

Er du frivillig hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

opfylde samme formål som for dit medlemskab af korpset
indhente en børneattest på dig, hvis du har en lederfunktion
formidle kontakt mellem dig og spejderne, pårørende, andre frivillige på projekter under korpset
Tilføj evt. flere

[Hvis relevant:] Er du bidragyder/støtte, bruger vi dine personoplysninger til at:

kunne administrere din/dine indbetalinger
kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag
kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse
Tilføj evt. flere

[Hvis relevant:] Er du alene bruger af vores hjemmeside, bruger vi dine personoplysninger til at:

kunne stille funktionaliteter på vores hjemmeside til rådighed for dig
Tilføj evt. flere

Tilføj evt. flere kategorier, hvis relevant.

Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig?

Almindelige personoplysninger

Når du bliver medlem hos os, pårørende til et medlem, frivillig eller bidragyder/støtte [ret til, hvis relevant] er det nødvendigt for os at behandle dine almindelige personoplysninger for at kunne indgå aftalen med dig eller dit barn eller for at kunne håndtere eventuelle forespørgsler forud for en aftale med os. Vi er retligt forpligtet til at gemme regnskabsoplysninger i op til fem år pga. bogføringsloven. Efter 5 år fra din eller dit barns udmeldelse af Det Danske Spejderkorps vil oplysningerne, som er gemt i regnskabsøjemed, blive anonymiseret i vores medlemssystem.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 b og stk. 1 c)

Billeder anvendes på [indsæt hjemmeside] og sociale medier [tilføj og ret til, hvis relevant] til at illustrere, hvad spejdere laver og til PR og markedsføring af gruppen. Billeder anvendes udelukkende i overensstemmelse med Det Danske Spejderkorps’ værdier.

Vi forbeholder os retten til at offentliggøre billeder, der tages i spejderregi, i kommunikation om spejder i trykte, digitale og sociale medier herunder Facebook.

Vi deler både portrætfotos og billeder, hvor det primære formål er at vise en situation, fx spejdere, der laver en aktivitet. Derfor kan vi ikke afvise, at man kan genkende en spejder/sit barn på nogle af vores billeder, men hensigten er at vise, hvad spejderne laver.

Vi deler kun billeder, der ikke indeholder følsomme personoplysninger, og som vurderes harmløse uden indhold, der kan krænke nogen.

Ønsker du generelt ikke, at der skal deles billeder af dig eller dit barn, kan du til en hver tid trække dit samtykke tilbage ved at henvende dig til [indsæt e-mail]. Så vil der ikke blive taget og delt nye billeder af dig eller dit barn fremadrettet.

Ser du et billede af dig eller dit barn, som du ikke ønsker skal ligge offentligt, kan du bede om at få det slettet ved at henvende dig til [indsæt e-mail]. Billeder slettes løbende efterhånden, som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 a)

Vi har en interesse i at kunne sende dig mails med informationer, der vedrører eksempelvis dit medlemskab og dine frivillige aktiviteter. Ønsker du ikke længere at modtage eksempelvis e-mails, kan du frabede dig det ved at skrive til [indsæt e-mail].

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 f)

[Hvis I har beskrevet yderligere formål med opbevaring af persondata, skal det juridiske grundlag for disse behandlinger også fremgå. Eksempler kunne være at kunne invitere nuværende og tidligere medlemmer til arrangementer, fx jubilæer, eller at værne om gruppens historie og have en samlet historik for gruppen lokalt. I disse eksempler er hjemlen Databeskyttelsesforordningens Artikel 6, 1(f).]

Følsomme personoplysninger

Når du bliver medlem hos os, spørger vi til dine helbredsoplysninger. Det er valgfrit, om man vil afgive oplysninger om sit helbred. Hvis du afgiver helbredsoplysninger, beder vi samtidigt om dit samtykke til at behandle det. Vores medlemssystem er indrettet sådan, at kun relevante systemadministratorer vil få adgang til informationerne. Ønsker du ikke længere, at vi har adgang til dine oplysninger, kan du til enhver tid kontakte os på [indsæt e-mail].

Vi spørger til dine helbredsoplysninger for bedre at kunne tage hensyn i forbindelse med din deltagelse på møder, ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi.

Idet du melder dig eller dit barn ud af gruppen og korpset vil eventuelle helbredsoplysninger blive slettet fra vores medlemssystem. Helbredsoplysninger der afgives i forbindelse med deltagelse på i ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi, vil blive slettet senest 4 måneder efter slutdatoen for arrangementet.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 a)

Særlige personoplysninger

[Hvis relevant:] Sender du os dit CPR-nr. i forbindelse med et bidrag, bruger vi dette til at indberette din gave til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr. i følge skattekontrolloven. Regnskabsoplysninger gemmes i op til 5 år af hensyn til bogføringsloven.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 c)

Når vi beder om dit CPR-nr. i forbindelse med indhentning af en børneattest, er det, fordi vi gennem børneattestbekendtgørelsen er forpligtet til at indhente børneattester på ledere over 15 år. I Det Danske Spejderkorps fornyes din børneattest hvert andet år. Når den indhentes, gemmes kun dato for rekvireringen. Selve attesten destrueres, så snart rekvireringsdatoen er noteret og gemt.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 c)

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som hjælper os fx med økonomi, vores IT-drift og hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.

Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger imellem gruppen, andre grupper, divisionerne og korpsets hovedkontor inden for de rammer, der er fastsat i vores fællesaftale, herunder ex i forbindelse med indhentning af børneattester på frivillige og medlemssupport på vores medlemssystem, Medlemsservice.

I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede til det, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT, eller når vi søger tilskud til spejderprojekter og aktiviteter hos stat og kommuner. Vi deler ligeledes dit CPR-nummer med Rigspolitiet i forbindelse med indhentning af børneattest.

I [indsæt gruppenavn] er vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger underlagt interne politikker og procedurer for, hvordan vi opretholder et passende sikkerhedsniveau fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysningerne frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

I visse tilfælde overfører vi dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS. Dette sker, når vi gør brug af serviceleverandører i lande udenfor EU. Sådanne overførsler vil ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, herunder ved anvendelse af fx Kommissionens standardkontrakter eller EU-U.S. Data Privacy Framework. Du kan kontakte os via [indsæt e-mail], hvis du ønsker oplysninger om det relevante overførselsgrundlag.

Hvilke rettigheder har jeg?

Som den der afgiver personoplysninger, har du en række rettigheder, som du kan gøre brug af ved at kontakte [indsæt kontaktoplysninger].

Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af rettighederne. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til at blive slettet i det konkrete tilfælde - det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

Indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os på [indsæt e-mail] kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv yderligere.

Du kan også logge ind på www.medlem.dds.dk og tilgå din eller dit barns profil under ’Min side’. Her vil de stamoplysninger, vi har registreret om dig, fremgå.

Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi af god grund ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

Begrænsning af behandling

Du har, under særlige omstændigheder, ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger.

Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Indsigelsesret

Du har i nogle tilfælde ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger. Det gælder i de tilfælde at behandlingen er baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1 f)

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage, og ændringen sker derfor kun fremadrettet.

Hvordan kan jeg klage over jeres behandling af mine personoplysninger?

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger og ønsker at klage, vil vi selvfølgelig være glade for at blive orienteret og gøre, hvad vi kan for at gøre dig tilfreds, men du er altid berettiget til at klage direkte til Datatilsynet:

Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

Tlf.: 3319 3200 og e-mail: dt@datatilsynet.dk

Denne politik er senest opdateret den [indsæt dato].

SKABELON SLUT