Roller i spejdergruppens bestyrelse

Fokus på roller og rollefordeling i bestyrelsesarbejdet

Bestyrelsens roller er skabt for at sikre, at der er struktur og styring på alle væsentlige områder af spejdergruppens arbejde. Uden en klar fordeling af roller kan der hurtigt opstå forvirring eller overbelastning hos enkelte medlemmer, hvilket kan hæmme både bestyrelsens og gruppens udvikling. Når rollerne er tydeligt defineret, sikrer det, at hver person kan fokusere på deres ansvarsområder og bringe deres specifikke kompetencer i spil. Samtidig bliver det tydeligere, hvad fællesskabet kan hjælpe det enkelte medlem med.

Det er også vigtigt at huske, at fordelingen af opgaver bør tage hensyn til både interesser og kompetencer, så bestyrelsesmedlemmerne føler sig engagerede og motiverede i deres roller. Derudover kan en klarere rollefordeling også være med til at styrke rekrutteringsarbejdet til bestyrelsen. De definerede rollebeskrivelser kan gøre det nemmere for nye frivillige at melde sig til bestyrelsen, da det er klart defineret, hvad man melder sig til, og hvilke arbejdsopgaver man får. En velstruktureret bestyrelse kan være med til at løfte spejderarbejdet til nye højder og sikre, at spejder forbliver et stærkt og attraktivt tilbud til børn og unge i lokalområdet.

Bestyrelsesundersøgelse
I foråret 2024 blev der lavet en spørgeskemaundersøgelse blandt flere end 500 bestyrelsesmedlemmer landet over. Her var det tydeligt, at mange ønsker et større fokus på langsigtet og strategisk arbejde, fremfor ad hoc- og driftsopgaver i gruppen. Det betyder bl.a. en klarere arbejdsdeling mellem bestyrelsen og ledergruppen, samt bedre rollefordeling og klarhed i opgaverne. Derfor er otte bestyrelsesroller blevet defineret, med beskrivelser af arbejdsområder og opgaver, hver rolle har. Forperson og kasserer er formelle roller, og de resterende seks er forslag til relevante roller i bestyrelsen. Tilføj eller sammenlæg endelig roller, som I finder det relevant for jeres spejdergruppe. 

1. Forperson

Forpersonen er tovholderen i bestyrelsen og har ansvar for at indkalde til bestyrelsesmøder samt sikre, at arbejdet forløber som planlagt. Forpersonen arbejder tæt sammen med gruppelederen om gruppens drift og repræsenterer bestyrelsen udadtil, fx over for kommunen eller andre samarbejdspartnere. Derudover sikrer forpersonen, at gruppen lever op til love og vedtægter og har ansvar for grupperådsmøder. 

2. Kasserer

Kassereren er ansvarlig for gruppens økonomi og budgetter. Det indebærer alt fra at udarbejde årsregnskab og følge op på budgetter til at sikre, at gruppens midler bruges forsvarligt. Derudover har kassereren det overordnede økonomiske ansvar for gruppen og er derfor med til at sætte retning for arbejdet og aktiviteterne i gruppen økonomisk. Kassereren står for det praktiske med kontingenter og godkendelse af udgifter og arbejder tæt sammen med bestyrelsen om at sikre økonomisk gennemsigtighed. Det er også kassereren, der sørger for, at jeres revisor reviderer årsregnskabet til fremlæggelse på grupperådsmødet.
 

3. Rekruttering
Den rekrutteringsansvarlige har til opgave at tiltrække nye medlemmer og ledere til spejdergruppen. Rollen kræver samarbejde med gruppelederen og andre bestyrelsesmedlemmer for at sikre, at gruppen fortsætter med at være relevant, synlig og i udvikling. Den rekrutteringsansvarlige kan arrangere introduktionsforløb med nye voksne medlemmer såsom ledere eller bestyrelsesmedlemmer. Derudover arbejder den rekrutteringsansvarlige med forskellige værktøjer (fx Giv en Hånd, Onboardingmodellen, Facebook, lokal avis osv.) til at fastholde interessen hos frivillige gennem engagement og synlighed i lokalområdet. Arbejdet kan også bestå af at stå for gruppens deltagelse i landsdækkende kampagner såsom Spejderdag, eller andre lokale kampagner eller tiltag, der kan tiltrække nye medlemmer, ledere eller bestyrelsesmedlemmer.  

4. Fundraising

En fundraising-ansvarlig står for at skaffe midler til gruppens aktiviteter, større investeringer til/i hytten eller udstyr til grene og gruppe. Det kan være gennem ansøgninger til fonde eller ved at arrangere events og aktiviteter, der genererer økonomisk støtte. Fundraising er ofte nødvendigt for at kunne finansiere større projekter som udlandsrejser, bygning af faciliteter eller indkøb af udstyr.

5. Faciliteter

Facilitetsansvarlig tager sig af gruppens fysiske rammer som hytte, materiel og lejrpladser. Rollen indebærer at sørge for vedligeholdelse af bygninger og udstyr, samt organisering af arbejdsdage, hvor forældre og medlemmer kan deltage i praktiske opgaver. En del af denne rolle handler også om at sørge for gode og sikre forhold for spejderne at lave fede aktiviteter i.

6. Bæredygtighed

I tråd med spejderbevægelsens værdier omkring natur og miljø er rollen som bæredygtighedsansvarlig blevet stadig vigtigere. Personen har ansvaret for, at gruppens aktiviteter og drift er så bæredygtige som muligt, fx grøn mad, valg af materialer, genbrug, energiforbrug og affaldshåndtering. Det kan også indebære at være med i gruppen til forskellige bæredygtighedsprojekter på tværs af korpset.

7. Kommunekontakt

Som ansvarlig for kontakten med kommunen er opgaven at sikre, at spejdergruppen har en god og konstruktiv relation til kommunen. Det inkluderer at søge om tilskud, rapportere til fritidsudvalget og deltage i relevante møder. Kommunekontakten er essentiel for at sikre, at gruppen får den nødvendige støtte fra det offentlige og er i overensstemmelse med kommunale retningslinjer.
8. Velkomst

Denne rolle fokuserer på at sikre, at nye medlemmer, både ledere og spejdere, får en god introduktion til gruppen. Velkomstansvarlig sørger for, at nye voksne medlemmer (fx ledere, bestyrelsesmedlemmer eller hjælpere) hurtigt falder til og får en god start i spejdergruppen. Det handler om at skabe tryghed og forståelse for spejderarbejdet samt at give nye ledere den nødvendige oplæring og støtte.

Valg af menige medlemmer og unge i bestyrelsen

Flere spejdergrupper vælger at inkludere menige medlemmer i bestyrelsen, som ikke har faste roller, men kan bidrage, hvor der er behov. Det giver mulighed for at udvide bestyrelsen med personer, som måske ikke ønsker en stor formel forpligtelse, men som alligevel gerne vil deltage aktivt i bestyrelsesarbejdet. Disse medlemmer kan tage ad hoc-opgaver, hjælpe med specielle projekter eller fungere som backup for de mere strukturerede roller. I den forbindelse, kan det være godt at have de menige medlemmer tilknyttet en af de formelle roller, så det er nemmere at overtage og assistere med arbejdet på sigt.

Derudover har Det Danske Spejderkorps et princip om unges medbestemmelse i bestyrelses- og ledelsesgrupperne. Det kan være med til at skabe en dynamik, hvor de unge får medindflydelse, og bestyrelsen får input fra den næste generation af spejdere. Derudover kan være en fordel at finde roller til de unge, som interesserer dem fx bæredygtighed, ungeinddragelse eller synlighed.