Overvejelser og muligheder for brug af gruppemails

Hvad er gruppemails? 

Gruppemails er officielle mailadresser tilknyttet jeres spejdergruppe, som kan videregives til funktioner ved skift i bestyrelse, ledere mm. Eksempelvis: kasserer@gruppenavn.dk . Når man anvender gruppemails, undgår man derved at tilknytte private e-mails til gruppen, hvor mails og fakturaer mm kan gå tabt over årene ved skift. Det er særligt hjælpsomt at have gruppemails til følgende centrale funktioner: 

• Kasserer, gruppeledere, bestyrelsesforperson, grenene/grenledere og gruppens hovedkontakt e-mail.

Hvad er fordelene ved gruppemails? 

Fordelene ved at bruge gruppemails er: 

• Overdragelse af poster er nemmere, da adgange og historik i mailindbakker er samlet og nemt kan videregives. 
• Persondata håndteres korrekt, når e-mails ikke sendes til private mailkonti og måske ikke slettes eller kan tilgås, hvis medlemmer/ledere udmelder sig.
• Korpskontorets bogholderi sender kun fakturaer til enhedens kassermail fremfor til private mailindbakker. 

Forskellige muligheder for oprettelse af gruppemails

Gmail og Outlook.com  

En mulighed for gruppen er at oprette nye mailadresse hos fx gmail eller outlook.com som fx gruppenavn@gmail.com /gruppenavn@outlook.com. 

Fordele: 

• Gratis
• Nemt at komme i gang med at bruge 

Ulemper: 

• Ingen ”kontrol” eller administrator adgange

• Ser ikke ”professionelt” ud. 

   

Mailhotel med eget domæne hos fx one/simply/nordicway… 

Jeres gruppe har formentlig en hjemmeside og dermed jeres eget domæne. Dette kan bruges til at oprette et mailhotel/webhotel hos en af de mange udbydere, der tilbyder dette. Der findes forskellige pakker til forskellige behov. I kan undersøge om jeres udbyder tilbyder mailhotel på deres platform og opsætte mailhotellet, når I er logget ind. Dette vil ofte koste et mindre gebyr månedligt.  

For at I kan bruge denne mulighed, skal I selv administrere jeres domæne. Hvis korpskontoret på nuværende tidspunkt administrerer jeres domæne, skal I derfor bede om at få det overdraget til jer selv, for at kunne opsætte mailhotel.  

Fordele: 

• Eget domæne og dermed mere kontrol og ejerskab
• Adgang til support
• Nem og simpel administration 

Ulemper 

• Pris
• Begrænsede muligheder 

Gratis NGO version af Google Workspace eller Microsoft O365 

Både Google og Microsoft tilbyder deres mail/kontorsoftware gratis til NGO’er og dermed også spejdergrupper. Her tilknytter man gruppens domæne, og får så adgang til mail, officepakke/google drev og mange af deres andre tilbud. 

Hvis Korpskontoret administrerer jeres domæne, skal I indsende det som google/ Microsoft beder jer om at indsætte i domænets DNS, så opsætter vi det for jer på domænet.  

Når I opretter jer som NGO via Google Workspace eller Microsoft 365, skal I have følgende klar: jeres CVR-nummer og Det Danske Spejderkorps’ formålsparagraf. 

Fordele: 

• Eget domæne og dermed mere kontrol og ejerskab
• Gratis
• ”Professionelt”
• Adgang til Office/Drev udover email
• Adgang til support 

Ulemper 

• Kræver mere arbejde at ansøge om, og derefter sætte op – kræver man har adgang til en relativt teknisk person.
• Mere bøvlet administration  

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at skrive til web@dds.dk. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser indenfor 7 dage.