Godt samspil mellem bestyrelse og gruppeledelse

En klar rolle- og opgavefordeling er nødvendig for, at I kan skabe udvikling i gruppen. Jo bedre, I formår at opdele og dele ansvaret, jo lettere bliver det også at påtage sig ansvar, ligesom det bliver tydeligt i gruppen, hvem man kan spørge om hvad.

Særligt er en god og afklaret rollefordeling mellem bestyrelse og gruppeledelse af stor betydning, da det er i dette samarbejde, kursen lægges for resten af gruppens arbejde.

Der findes lige så mange måder at lægge dette snit på, som der findes grupper. Det vigtigste er, at I investerer tid og kræfter på at finde en sund og fornuftig rollefordeling, som alle parter kan se sig selv i, og som I mener bedst kan sikre gruppens udvikling.

I dette kapitel gennemgås de typiske arbejdsopgaver for bestyrelse og gruppeledelse, og I finder inspiration til hvordan organiseringen af roller- og opgaver mellem disse to centrale dele af gruppen kan indrettes.

Gruppelederens rolle

At være gruppeleder kan sammenlignes med at være chef med personaleansvar. Chefen kan ikke alene drive virksomheden, men det er den måde, chefen sætter rammerne for både arbejde og samvær, som afgør, hvilken stemning og drift, der er i virksomheden.

Det er gruppelederen, der kitter gruppen sammen, men det er ikke ensbetydende med, at gruppelederen har ansvaret for at få alle arbejdsopgaver i hus. Husk dette, når I planlægger jeres årshjul. Gruppelederens job er krævende, og gruppelederen skal så vidt muligt ikke påtage sig andre roller i gruppen end at være gruppeleder.

Undersøgelser og erfaringer viser, at en god gruppeleder mestrer både at være jordnær og visionær. Det er en stor opgave at være både jordnær og drage omsorg for sine spejdere og ledere og samtidig være visionær og arbejde for større samarbejde i lokalsamfundet, flere penge til at lave aktiviteter for, planlægge møder og ture og rekruttere flere ledere til gruppen. I en del grupper har man derfor valgt at fordele gruppelederfunktionens ansvar på to eller flere personer.

Gruppelederens opgaver er mangeartede, men kan typisk opsummeres til:

• Tæt kontakt til forperson og ledergruppe
• Udvikling af gruppen
• Lederpleje (samtaler, socialt, holdånd i ledergruppen, sammenhæng i aktiviteterne afdelingerne i mellem)
• Modtagelse af nye ledere, forældre, spejdere og andre
• Motivere ledergruppe og bestyrelse
• Kontaktled til andre grupper og enheder i Det Danske Spejderkorps

Forpersonens rolle

En dygtig og dedikeret forperson kan have enorm betydning for gruppens drift og udvikling.

Forpersonen indkalder til bestyrelsesmøder, arbejder tæt sammen med gruppelederen om rammerne for gruppens aktiviteter, blandt andet økonomi og lokalpolitisk. Forpersonen har også det overordnede ansvar for, at gruppen lever op til de love og vedtægter, som gælder for grupper i Det Danske Spejderkorps.

Det er ofte en fordel, at forpersonen er et erfarent foreningsmenneske, der ved, hvad der skal til for at køre en god forening. Det kan også være en fordel at vælge en forperson, der ikke kender så meget til spejderverdenen, da I så vil få nye ideer til at gøre jeres arbejde anderledes.

Forpersonens opgaver består typisk af:

• Indkalde til og lede bestyrelsesmøder
• Tæt kontakt til gruppeleder
• Repræsentere bestyrelsen i andre råd, styrelser og udvalg
• Repræsentere bestyrelsen hos eksterne samarbejdspartnere, kommunen, Samråd osv.
• Ledererklæringer fra nye ledere
• Afholde grupperådsmøde
• Indkalde til valg af gruppeleder blandt gruppens ledere
• Afholde ledersamtale med gruppelederne

Samspillet mellem bestyrelse og gruppeledelse

En velfungerende bestyrelse har blik for både drift og udvikling af gruppen. Bestyrelsen bør være sammensat således at både spejdere og deres forældre samt lederne er repræsenteret. På den måde sikre I at der er mange forskellige perspektiver og kompetencer repræsenteret blandt bestyrelsens medlemmer. 

I mange tilfælde vil gruppelederen, som repræsenterer ledergruppen, nok deltage i bestyrelsesmøderne, hvis bestyrelsen inviterer vedkomne med til relevante møder. Det kan have sine fordele når I fx taler om aktiviteter, opfølgning på økonomi og samarbejde med ledergruppen.

Forpersonens rolle er blandt andet at sikre en åben og ligeværdig dialog mellem de forskellige interesser, der er til stede i gruppen. En almindelig problemstilling kunne fx være, at bestyrelsen ikke mener, der bør afsættes midler til en ny bålhytte, mens dele af ledergruppen er af en anden opfattelse. Her skal forpersonen sikre, at de forskellige parter lytter til hinandens ønsker og så vidt muligt når til en fælles forståelse. En vigtig opgave for forpersonen er derfor også at kommunikere og afsætte tid til at give gode og grundige forklaringer på, hvorfor bestyrelsen vælger en særlig retning for gruppen.

Lederne er først og fremmest spejdere der skal lave sjove, spændende aktiviteter for spejderne. Bestyrelsen skal sikre, at lederne kan give spejderne mulighed for udvikling af deres fællesskab og deres spejderfærdigheder og det kræver dialog om ønsker og drømme til udvikling af gruppen og økonomi der understøtter det.