Opgradering af Medlemsservice sker den 13.-19. marts

Opgraderingen af Medlemsservice finder sted i uge 11 (d. 13.-19. marts).
Det vil desværre ikke være muligt at tilgå Medlemservice i den uge - hverken til at trække til lister over medlemmer, sende mails til spejdere, tilmelding af ture, afregning af bilag mm.

Hvorfor skal Medlemsservice opgraderes?
Det skal det af to årsager. Dels skal selve systemet opgraderes til en mere tidssvarende version, og dels skal brugeroplevelsen forbedres, så det bliver mere overskueligt at bruge systemet.

Det nuværende Medlemsservice er udviklet på en platform, der hedder Odoo og kører på en version 8. Den er over seks år gammel og skal derfor opgraderes til en mere tidssvarende version 12.

Den nye version kommer bl.a. til at være optimeret til mobil, have en ny tilmeldingsproces, som mindsker fejl og dubletter, samt indeholde en optimering af automatiske kørsler som fx kontingentkørsler.

Hvornår kommer opgraderingen til at finde sted?
Opgraderingen kommer til at finde sted i uge 11 fra mandag den 13. marts til og med søndag den 19. marts. Under opgraderingen vil det ikke være muligt at tilgå systemet.

Hvad betyder det, at systemet ikke er tilgængeligt under opgraderingen i uge 11?
Det betyder, at du ikke kan logge ind og se eller redigere i systemet. Du har med andre ord ikke adgang til medlemsservice under opgraderingen.

Konkret betyder det fx:

• at I ikke kan trække lister eller sende mails ud via Medlemsservice
• at I ikke kan oprette nye funktioner i systemet, så sørg for at få oprettet nye ledere mm. inden. Der kan i den forbindelse heller ikke behandles børneattester mm.
• at medlemmer ikke kan tilmelde sig åbne arrangementer
• at medlemmer ikke kan få afregnet udlæg
• at I ikke kan køre kontingentkørsler i den pågældende uge
• at I ikke kan logge på Gruppeweb

Lukningen af systemet i uge 11 betyder også, at udbetalingen af penge fra kontingent og tilmeldinger til grupperne bliver skudt en uge. Normalt udbetales der hver onsdag, så udbetalingen, der er planlagt til 15. marts, bliver gennemført onsdag den 22. marts. 

Du vil efter planen få adgang til det opgraderede system mandag den 20. Kl. 9.00. Alle enheder vil få besked, når systemet er oppe at køre igen.

Hvad kommer opgraderingen til at indeholde?
Opgraderingen kommer til at indeholde en række forbedringer som bl.a.:

• Ny tilmeldingsproces, som mindsker fejl og dubletter
• Optimering af automatiske kørsler som fx kontingentkørsler
• Mobilvenlig version, der gør det nemt at bruge Medlemsservice på telefonen
• Forbedret startskærm, der sender brugeren direkte til de tre mest brugte funktioner

Ud over de konkrete forbedringer, så vil opgraderingen også sikre, at systemet vil være nemmere at lave løbende opdateringer på i fremtiden.

Hvilke ting skal vi som gruppe sørge for inden opgraderingen?
Følgende elementer vil være gode at få styr på i ugerne op til opgraderingen:

• Få kopieret mailtekst fra de skabeloner I bruger aktivt, så I kan oprette dem i den nye version. De nuværende skabeloner vil desværre automatisk blive slettet, når opgraderingen er fuldendt.
• Få sendt beskeder ud til jeres medlemmer og forældre om opgraderingen i god tid før uge 11, så de ved, at de ikke skal foretage handlinger i systemet i den uge
• Få afsluttet årsregnskabet 2022

Kan vi beholde vores mailskabeloner i det nye system?
Med opgraderingen af Medlemsservice bliver de eksisterende mailskabeloner slettet, da den grundlæggende kode ændres. Mailskabelonerne bliver derfor desværre ikke automatisk overført til det opgraderede system.

Bruger du og din gruppe jeres egne mailskabeloner i Medlemsservice, er det en god ide at kopiere tekstindholdet og gemme dem et andet sted. Vær opmærksom på, at de dynamiske felter fra den nuværende version ikke kan genbruges i den nye, da den grundlæggende kode ændres.

Med lanceringen af den opgraderede version kommer en række nye standardskabeloner (fx tilmeldingsbekræftelse og velkomstbrev mm.), som I kan tage udgangspunkt i, hvis I ønsker at tilrette til jeres egne.

Kan jeg beholde min adgangskode?
Alle brugere skal oprette en ny adgangskode første gang, de logger på det nye system. Det skyldes, at den opgraderede version benytter en strengere krypteringsmetode.

Hvor kan jeg høre mere om opgraderingen?
Du kan løbende finde nyheder om opdateringen på dds.dk og i den nye facebookgruppe for Medlemsservice.

Webinarer
Hvis du er nysgerrig på det nye medlemsservice, er der planlagt tre webinarer i løbet af marts:

Intro til det nye Medlemsservice
Onsdag 1. marts kl. 19.30-20.20
Se webinaret her
 
Medlemshåndtering og arrangementer i det opgraderede Medlemsservice
Tirsdag d. 28. marts kl. 19.30-21.30
Læs mere om webinaret

Økonomidelen i det opgraderede Medlemsservice
Torsdag d. 30. marts kl. 19.30-21:30
Læs mere om webinaret

Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen til at skrive til web@dds.dk.