Det gode ledermøde

Der er mange ting, der løbende skal tages stilling og besluttes i det daglige arbejde i gruppen. Det kræver, at man sætter sig sammen og taler tingene igennem. Men mange møder bliver oftest unødvendigt lange i spyttet og uklare. Det kan der være mange årsager: Lange enetaler, gentagelser, diskussioner ud af en tangent, manglende beslutninger, uklart formål og mål med mødet eller tiden, der ryger ud af kontrol.

Uanset årsag er det uheldigt, fordi det i værste fald kan slukke gnisten, der driver det frivillige engagement. Ved at udvikle en god og givende mødekultur, kan I optimere og forenkle jeres arbejde – noget der kan frigive energi til at have det federe lederne imellem og til at give spejderne det bedste spejderliv.

Hvad er det gode møde? 

Det gode møde handler først og fremmest om at mødes om noget, og gå derfra igen med en fornemmelse af, at det har flyttet noget.  

Grundlæggende skal I være opmærksomme på, hvad det er for en type møde I har inviteret til. Med andre ord, hvad er det der skal komme ud af mødet? Man inddele møder i fire kategorier, hhv. idegenerering/inspiration, information, problemløsning og beslutninger. Ét møde kan sagtens indeholde flere af disse kategorier, men prøv om ikke I kan være tydelige overfor hinanden om, hvad det er for en kategori, I er i gang med på et givent tidspunkt.

Det kan også være en ide at gøre sig klart, hvem der er relevante at have med til et møde. Det er en god ide at overveje, om de personer, der deltager i mødet er de rette, så det ikke opleves som spild af tid.  

Samtidig kræver et godt møde ofte en god mødeleder, som er med til at sikre fremdrift på mødet, og at de enkelte punkter på dagsordenen får den tid og opmærksomhed, som forventes.

Gode ledermøder

Det er vigtigt, at ledermøderne afholdes jævnligt, fx månedligt eller hver anden måned. Tag stilling til, om alle ledere skal deltage på ledermøderne, eller om det er nok med en repræsentant fra hver afdeling. Fordelene ved, at alle ledere deltager, er, at det skaber sammenhæng og fælles retning i gruppen, fordi alle får den relevante viden. Ulempen er, at det forudsætter, at alle sætter tid af til mødet.

Ledermøderne kan med fordel struktureres efter en fast dagsorden, som sikrer, at gruppen er på forkant med fx med planlægning af relevante arrangementer.

En fast dagsorden kan fx struktureres således:

Dagsorden ledermøde:

• Nyt fra bestyrelsen
• Nyt fra gruppeledelsen
• Kommende arrangementer
  • Nedsættelse af udvalg
• Evaluering af tidligere arrangementer
• Nyt fra afdelingerne
  • Medlemstal, siden sidst, kommende møder og ture samt eventuelle udfordringer.

Tjekliste til det gode møde: 

1. Begynd til aftalt tid – og slut til aftalt tid.
2. Hav aftalt en mødeleder, som kan sikre fokus og fremdrift på en involverende og anerkendende måde.
3. Hvordan skriver I referat?
   • Det kan være en god ide at skrive referatet direkte ind i en e-mail, som så udsendes ved slutningen af mødet. Alternativt kan alle være deltagende i referatskrivningen med små post-it’s.
4. Brug tid på, at alle forstår, hvad mødet går ud på.
   • Fastlæg mødets kategori, dagsorden og formål.
   • Hvis der er materiale der skal læses, så brug tid på, at alle får det læst til at starte med. Dårlig forberedelse er skidt, men at diskutere og træffe beslutninger ud fra det, er endnu værre. Det er en god idé at sende forslag og materiale ud i forvejen, hvis det er muligt.
5. Hvor længe skal mødet vare? Er der nogle der skal gå tidligere?
   • Tag også stilling til, om alle behøver deltage i hele mødet.
6. Tag kritisk stilling til måden, I mødes på. Behøver I sidde om et bord, når det, I godt kan lide, er at bevæge jer og være ude? Det er muligt, nogle punkter behandles ved, at man taler sammen to og to eller går en tur. Et mødelokale kan også hurtigt pimpes med et par fyrfadslys og en dagsorden med farver og tegninger.
7. Vær sikker på, der er afsat tid til hyggesnak, fx ved begyndelsen af mødet.
8. Tag gerne en time–out undervejs. Bevæger mødet sig i den rigtige retning, eller spilder I tiden?